Gestión del proyecto CSRD interno: cómo organizar el equipo, los roles y el cronograma para el primer informe

Las empresas que llegan a la primera auditoría CSRD con observaciones no suelen haber fallado en los cálculos: han fallado en la gestión del proyecto. Sin un propietario claro del informe, sin una cadena de responsabilidad por los datos y sin un cronograma que reserve tiempo para el auditor, los meses previos a la publicación se convierten en un cuello de botella que ningún software puede resolver. Este artículo describe cómo estructurar el proyecto internamente para que el proceso sea verificable y repetible año tras año.

#Por qué el primer informe CSRD se atasca antes de llegar al auditor

La mayoría de empresas que afrontan el primer informe CSRD tienen algún dato de sostenibilidad recogido: consumo energético en instalaciones, toneladas de residuos, métricas de plantilla. Lo que no tienen es un proceso documentado que vincule esos datos a los datapoints ESRS, que acredite que los datos se revisaron antes de usarse y que permita al auditor seguir la cadena de custodia hasta la fuente original.

Tres patrones se repiten en las primeras auditorías:

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   Propietario difuso

   Cuando nadie es explícitamente responsable del informe completo, cada departamento trata la solicitud de datos como algo postergable. El equipo de sostenibilidad acaba persiguiendo información a compras, recursos humanos, finanzas y operaciones con fechas límite que van cambiando.

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   Auditor contratado demasiado tarde

   Las empresas que contratan al auditor de sostenibilidad una vez que tienen el borrador pierden la oportunidad de detectar antes los problemas de evidencia y formato. La práctica habitual recomienda involucrar al auditor con al menos nueve meses de margen antes de la publicación prevista.

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   Consejo informado, no involucrado

   ESRS 2 exige documentar el papel del órgano de administración en la supervisión de los asuntos de sostenibilidad. Si el consejo no ha revisado formalmente los resultados del análisis de materialidad ni ha aprobado los objetivos climáticos, esa sección queda como un punto débil en la auditoría.

Entender estos tres patrones de fallo es el punto de partida para diseñar una estructura de proyecto que los evite.

#Los roles clave en el proyecto CSRD

Un primer informe CSRD no requiere un equipo de especialistas a tiempo completo, pero sí requiere que cada responsabilidad esté asignada con claridad. La estructura habitual en una empresa mediana incluye tres grandes roles que pueden distribuirse entre personal existente con apoyo de coordinación.

#El propietario del proyecto

El propietario del proyecto es la única persona responsable de que el informe se entregue en plazo y supere la auditoría. En la práctica es el director financiero o, en empresas con departamento de sostenibilidad propio, el director de reporting de sostenibilidad con línea directa al CFO.

Lo que importa no es el título sino el mandato: el propietario necesita autoridad para convocar a los responsables departamentales, para escalar los bloqueos en la recogida de datos y para presentar los resultados de la materialidad y el borrador al consejo de administración. Sin ese mandato explícito en una directiva interna, el propietario del proyecto opera solo por influencia, lo que genera retrasos sistemáticos.

#Los propietarios de datos por módulo ESRS

Cada tema ESRS requiere datos que residen en un departamento específico. La forma práctica de estructurarlo es asignar un responsable de datos por módulo:

• ESRS E1 (clima): los datos de energía y emisiones residen en operaciones o facilities. En empresas con ISO 14001, suele ser el coordinador de gestión ambiental.
• ESRS S1 (fuerza laboral propia): recursos humanos tiene la plantilla, las retribuciones, las horas de formación y los datos de accidentalidad.
• ESRS G1 (conducta empresarial): el departamento legal y cumplimiento normativo tiene las políticas anticorrupción, el canal de denuncias y los registros de actividad de lobbying.
• Taxonomía Verde: finanzas controla el desglose capex/opex necesario para el cálculo de los KPIs de elegibilidad y alineamiento.

Los responsables de datos no redactan el informe: suministran datos verificados en un formato definido antes de una fecha concreta. Mantener ese alcance acotado facilita la implicación de departamentos que no tienen la sostenibilidad en su descripción de puesto.

#El equipo técnico y el enlace con el auditor

Una o dos personas —internas o apoyadas por consultoría externa— se ocupan de transformar los datos en divulgaciones ESRS y de mantener la relación con el auditor durante la fase de trabajo de campo. Esta figura también gestiona las solicitudes de evidencia del auditor, coordina internamente para obtener la documentación y hace seguimiento de los puntos abiertos hasta su cierre.

Designar este enlace antes de que empiece la auditoría —no cuando el auditor ya ha enviado el primer cuestionario— reduce significativamente el tiempo de respuesta en cada ronda.

#Cronograma tipo: de la materialidad a la publicación

El plazo de un primer informe CSRD depende del punto de partida de la empresa y de la fecha de publicación, pero las siguientes fases y su duración habitual se aplican a la mayoría de empresas que presentan a una auditoría de aseguramiento limitado:

Fase 1 — Gap analysis (2-3 meses). Antes de decidir qué temas ESRS son materiales, la empresa necesita saber qué datos recoge actualmente, con qué calidad y dónde están las brechas estructurales. Esta fase mapea las fuentes de datos existentes frente a los datapoints ESRS y produce un inventario de carencias. El resultado alimenta directamente el análisis de materialidad y evita declarar material un tema para el que no existe una ruta de recogida de datos viable.

Fase 2 — Análisis de doble materialidad (1-2 meses). El análisis identifica qué temas ESRS requieren divulgación completa y cuáles se pueden excluir. El resultado debe ser aprobado por la alta dirección —y por el consejo en empresas donde el órgano de administración tiene supervisión de la sostenibilidad— antes de que la recogida de datos empiece en serio. Iniciar la recogida antes de que la materialidad esté confirmada es una fuente habitual de trabajo que luego no se aprovecha.

Fase 3 — Recogida y validación de datos (3-5 meses). Esta es habitualmente la fase más larga y la más sensible al ancho de banda interno. Cada propietario de datos rellena las plantillas de su módulo, el equipo técnico revisa la coherencia y se realiza una primera ronda de validación antes de que los datos se cierren para la redacción. Las empresas que omiten la validación interna descubren durante la auditoría incoherencias que obligan a recoletar datos de secciones ya redactadas y aprobadas.

Fase 4 — Redacción y revisión interna (2-3 meses). El borrador se redacta, lo revisa el área legal —especialmente las secciones de G1— y se envía al propietario del proyecto y al comité pertinente del consejo para su aprobación. La aprobación del borrador final por el consejo queda documentada como parte de la divulgación de gobernanza en ESRS 2.

Fase 5 — Auditoría de sostenibilidad (2-4 meses). Las auditorías de aseguramiento limitado son iterativas: el auditor envía rondas de observaciones, la empresa responde con evidencias o correcciones, y el proceso se repite hasta que el auditor emite su informe. Las empresas que subestiman esta fase en el primer año —en particular sin haber participado antes en una auditoría de sostenibilidad— pueden no cumplir el plazo de publicación.

Para un primer informe con fecha de publicación en el primer semestre del año siguiente, la planificación hacia atrás sitúa el inicio del gap analysis entre dieciocho y veinticuatro meses antes de la publicación.

#Las decisiones que el consejo no puede delegar

ESRS 2 exige divulgar el papel del órgano de administración en la supervisión de los asuntos de sostenibilidad. En la práctica, esto significa que el consejo —o el comité con autoridad delegada— debe adoptar formalmente tres decisiones durante el proyecto:

Aprobar los resultados del análisis de doble materialidad antes de que se utilicen como base del informe. Esto incluye la lista de temas materiales y los argumentos de exclusión de los temas declarados no materiales.

Revisar y aprobar los objetivos de reducción de emisiones, si el cambio climático es material bajo ESRS E1, antes de que se publiquen en el informe.

Aprobar el borrador final del informe de sostenibilidad antes de su entrega al auditor para el aseguramiento.

Estas no son formalidades: son decisiones documentadas que el auditor buscará en las actas. Las empresas que realizan estas revisiones de forma informal, sin dejar constancia documental, crean un vacío en la auditoría que obliga a documentar después, con mayor coste y menor credibilidad. La solución práctica es incorporar la gobernanza de la sostenibilidad como punto fijo del orden del día del consejo o del comité de auditoría desde el inicio del proyecto, no solo cuando el informe ya está listo.

#Cómo integrar a los departamentos sin experiencia en sostenibilidad

El reto práctico del primer informe CSRD no es documentar lo que el equipo de sostenibilidad ya sabe: es recoger datos de departamentos que no conocen la CSRD y tienen otras prioridades. Tres herramientas reducen la fricción en este proceso.

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   Fichas de requerimiento por departamento

   En lugar de pedir a recursos humanos «todos los datos de ESRS S1», se les entrega una ficha de una página que especifica: número de empleados fijos por género a 31 de diciembre, horas de formación por empleado en el ejercicio, tasa de accidentalidad según la fórmula establecida y la fecha límite para recibirlo. La concreción convierte una petición genérica de sostenibilidad en una solicitud de datos que se puede planificar y delegar.

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   Revisión previa de calidad antes de la redacción

   El equipo técnico debe hacer una primera revisión de los datos recibidos antes de utilizarlos en el borrador. Detectar que los datos de retribución de recursos humanos no cuadran con el cálculo del ratio salarial antes de redactar la sección evita tener que revisar texto ya aprobado.

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   Un único punto de contacto por departamento

   Designar un contacto CSRD en cada departamento —aunque sea informalmente— evita que las solicitudes lleguen a una bandeja compartida cuando el interlocutor habitual está de vacaciones o ha cambiado de rol. Esto es especialmente relevante en empresas con rotación alta en posiciones de administración y control.

#Preguntas frecuentes

¿Puede una empresa mediana gestionar el primer informe CSRD sin consultoría externa?

Sí, pero requiere dedicación interna real. Las empresas que lo hacen con recursos propios suelen tener una persona a tiempo completo o cuasi completo durante los meses de redacción y auditoría, con conocimiento del Set 1 ESRS y del proceso de verificación. La consultoría externa aporta velocidad en la curva de aprendizaje y experiencia directa en cómo el auditor evalúa distintos tipos de evidencia.

¿Cuánto tiempo interno consume el primer informe CSRD?

Varía según el punto de partida. Empresas que ya publican un informe GRI activo tardan menos en la fase de recogida de datos porque tienen procesos consolidados. Sin experiencia previa de reporting de sostenibilidad, el proyecto consume habitualmente entre 600 y 1.200 horas de trabajo interno a lo largo de sus distintas fases, distribuidas entre el propietario del proyecto, los responsables de datos departamentales y el equipo técnico. Esta cifra sube si hay que diseñar procesos de recogida desde cero.

¿Cuándo hay que involucrar al auditor de sostenibilidad?

Cuanto antes, preferiblemente al inicio de la fase de gap analysis o incluso antes de ella. Contratar al auditor con suficiente antelación permite involucrarle en la revisión del enfoque metodológico y detectar qué tipo de evidencia necesitará para cada datapoint. Contratar al auditor cuando el borrador ya está cerrado limita las posibilidades de corrección sin retrasar la publicación.

¿Qué pasa si el responsable del proyecto cambia a mitad del proceso?

Es uno de los riesgos más subestimados del proyecto CSRD. Una transición sin documentación actualizada del estado del proyecto puede costar varias semanas de puesta al día. La forma de mitigarlo es mantener un registro de proyecto accesible —con las decisiones de materialidad documentadas, el estado de la recogida de datos y las cuestiones abiertas por departamento— que no dependa del conocimiento tácito de una sola persona.

¿Hace falta una plataforma de gestión ESG para el primer informe?

No es imprescindible. Muchas empresas arrancan con hojas de cálculo y un repositorio de documentos en la nube. El salto a una plataforma dedicada como Reporta es útil cuando el volumen de datapoints, el número de filiales o la complejidad del proceso de validación hacen que las hojas de cálculo no escalen. La plataforma integra la recogida de datos por módulo ESRS, el flujo de aprobación interna y el acompañamiento al proceso de auditoría.

¿Qué documentación hay que conservar una vez publicado el informe?

El auditor puede solicitar evidencias durante los años posteriores a la publicación. Conviene retener al menos: las actas del consejo donde se aprobaron la materialidad y el informe final, los cálculos de cada datapoint con la fuente y la fecha de extracción, el registro de comunicaciones con los propietarios de datos y la versión del informe objeto de auditoría junto con el informe del auditor. Un repositorio digital con control de versiones y permisos de acceso apropiados es suficiente.

Próximo paso

La gestión del proyecto CSRD es repetible si el primer año se documenta bien: las decisiones de materialidad, los procesos de recogida de datos y la cadena de responsabilidades quedan como activos para el ciclo siguiente. Si estás iniciando el proceso, Reporta ofrece una guía estructurada de preparación con plantillas de trabajo por módulo ESRS y acompañamiento desde el gap analysis hasta la entrega al auditor.